Suivi des accusés de réception de commande
L'accusé de réception de commande est le document qui engage votre entreprise. Acordo le rend complet, validé, numéroté — et impossible à modifier en silence.
Un AR complet, étape par étape
Cinq étapes, six pour un marché public : le wizard guide la saisie dans l'ordre logique d'un dossier — sans oublier une pièce, sans ressaisir une donnée.
Client
Choisi dans le référentiel, avec ses contacts et son adresse de facturation. Sa fiche est recopiée sur l'AR, telle qu'elle était ce jour-là.
Affaire
Le chantier auquel se rattache la commande — existant ou créé à la volée. Son numéro, s'il manque, sera saisi par l'assistante au traitement.
Commande
La référence et la date de la commande, le ou les devis rattachés — dont la somme donne le montant — et le bon de commande du client, en pièce jointe obligatoire.
Marché
Masquée hors marché public : lot, service, n° d'engagement juridique (pré-rempli avec la référence de commande), marché de base ou supplémentaire, code de regroupement.
Règlement
Acompte en % ou en montant et sa déduction dans les situations, terme de paiement, caution, délais et conditions de règlement, référence Chorus Pro.
Validation
Récapitulatif de contrôle avant soumission : on relit, on certifie, on soumet. C'est ici qu'on vérifie avant d'engager l'entreprise.
Ce que vous gagnez
Un numéro unique, attribué automatiquement
{NumChantier}-{NN} : le rang est attribué à la validation — ou au traitement, si l'affaire attend encore son numéro. Jamais de doublon, jamais de rang saisi à la main. Révisé, l'AR garde son numéro, suffixé -v2, -v3.
Un document figé, pas une feuille modifiable
À la validation, l'AR est gelé — et de nouveau au traitement si le numéro n'arrive qu'alors. Ce que le client reçoit en PDF est exactement ce qui a été validé.
Un historique complet
Chaque transition est journalisée, nominative et horodatée : qui a créé, qui a soumis, qui a visé, qui a validé, qui a transmis. La fiche raconte toute la vie du dossier.
Un PDF fidèle à votre charte
Logo, couleur, sept cartes numérotées, annexes (bon de commande, conditions). Le PDF d'AR est archivé à la validation, tel qu'il a été validé.
Les pièges qu'Acordo élimine
- Le montant saisi ne correspond pas au devis — le montant est la somme des devis rattachés, jamais une saisie libre
- Un bon de commande qui dit autre chose — il est joint à l'AR : la direction le compare avant de valider
- Un AR modifié après validation — le gel et l'historique rendent toute modification traçable
- Un numéro en doublon — le rang est attribué automatiquement, sans doublon possible
- Un dossier qui traîne sans responsable — le circuit et les files « à traiter » assignent chaque étape à un rôle
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un accusé de réception de commande ?
C'est le document par lequel votre entreprise confirme avoir reçu la commande d'un client et l'accepter. Il précise la désignation, les quantités, les prix et les délais. En cas de litige, c'est lui qui fait foi.
Peut-on modifier un AR après validation ?
Non. À la validation, l'AR est figé : ce qui part au client est exactement ce qui a été validé. Un AR validé ne s'annule pas, il se révise : la révision garde son numéro, suffixé -v2, -v3, sans effacer l'historique.
Comment le numéro d'un AR est-il attribué ?
Automatiquement : le numéro de chantier de l'affaire, suivi du rang de l'AR. Le rang est attribué à la validation si l'affaire a déjà son numéro, sinon au traitement, quand l'assistante saisit le n° d'affaire donné par l'ERP. Jamais de doublon, jamais de rang saisi à la main.