Relevés de situation et facturation
Le relevé de situation est le document que le client accepte avant la facture. Acordo le produit, le fige, le numérote — et le suit jusqu'à la facture.
Un document qui engage, donc qui se fige
L'envoi d'un relevé verrouille les situations qu'il couvre. Les montants sont figés, le PDF est archivé tel qu'il est parti et ressort à l'identique — ce qu'on relit est exactement ce que le client a reçu.
- Une fenêtre de dates — mois, trimestre, année ou libre — le relevé embarque les situations qui y tombent
- Un numéro par chantier — attribué à l'envoi ; révisé, le relevé repart sous le même numéro, à l'indice suivant
- La TVA ventilée par taux — le taux est posé sur chaque devis, l'acompte déduit selon le mode choisi sur l'AR
- Le PDF porte une mention de portée — ni devis, ni bon de commande, ni facture — sans valeur contractuelle
- L'accord du client — noté par l'équipe — date, montant, exemplaire signé joint au relevé
Un cycle clair
Attente client
« Envoyer » numérote le relevé et fige son PDF ; votre équipe le transmet au client. Les situations passent « sur relevé ».
Accepté
Vous notez l'accord du client. Le montant à facturer est acquis, et le relevé arrive dans le « à traiter » de l'assistante, avec un email.
Facturé
L'assistante émet la facture dans sa comptabilité, puis la déclare : date, numéro, PDF. Aucun montant saisi — celui accepté fait foi.
Ou révisé
Retour client avec correctif : « Réviser » le réémet sous le même numéro, à l'indice suivant. Facturé, il ne se révise plus.
Ce que vous gagnez
- Plus de facture oubliée — un relevé accepté entre dans le « à traiter » de l'assistante
- Plus de divergence de montant — le montant facturé est le montant accepté, point final
- Un détail par devis — pour les chantiers suivis poste par poste, le détail rejoint le relevé
- Le cycle du mois — relevés du 20 au 25 par défaut : la direction voit qui n'a pas envoyé les siens
- Une preuve conservée — l'exemplaire signé par le client reste archivé avec le dossier
Questions fréquentes
À quoi sert un relevé de situation ?
C'est le document soumis au client qui récapitule l'avancement et le montant à facturer, pour accord avant facturation. Il couvre une période : mois, trimestre, année ou dates libres. Acordo le prépare et fige son PDF ; votre équipe le transmet au client.
Que se passe-t-il une fois le relevé accepté ?
Vous notez l'accord du client : date, montant, exemplaire signé. Le relevé arrive alors dans le « à traiter » de l'assistante, avec un email. Elle émet la facture dans sa comptabilité et la déclare dans Acordo — aucun montant n'est ressaisi.
Un relevé peut-il être corrigé ?
Oui, tant qu'il n'est pas facturé : « Réviser » le réémet sous le même numéro, à l'indice suivant — « n° 3 ind. 00 » devient « n° 3 ind. 01 ». Avant l'accord du client, celui qui l'a envoyé le révise ; après, c'est la direction ou l'administrateur.