Base documentaire BTP
Une pièce jointe n'est pas un document : le fichier, sa fiche, ses versions et son rattachement vivent à des rythmes différents. Acordo les sépare proprement — et les retrouve.
Chaque document sait d'où il vient
Un document est rattaché à une cible — client, affaire, AR, devis, relevé, bien du parc — et porte un rôle. Le rôle cloisonne : les pièces du circuit d'un AR ne se mélangent jamais avec les dépôts libres.
Les pièces de circuit
Le bon de commande d'un AR, le PDF « répondu » d'un devis, le relevé signé. Verrouillées par le circuit, elles ne se retirent pas.
Les dépôts libres
Plans, photos, courriers, comptes rendus — déposés par l'équipe, classés au niveau le plus précis, modifiables par leur auteur.
Les archives générées
La fiche d'AR figée à la validation, le relevé à son envoi. Ce que le client a reçu, conservé tel quel.
Versions, corbeille, déduplication
- Des versions successives — une nouvelle édition d'un document conserve l'ancienne, lisible
- Une corbeille, pas une suppression — retirer un document le met en corbeille ; il se restaure à sa place
- Un même fichier, stocké une fois — le déposer deux fois ne le duplique pas
- Purge maîtrisée — les documents en corbeille depuis 30 jours sont supprimés, ceux encore utilisés ailleurs sont conservés
La visibilité hérite de la cible
- Un chargé d'affaires — ne voit les pièces d'AR que de ses propres AR
- Un chiffreur — n'accède, par défaut, à aucune pièce d'AR
- La recherche — passe par les mêmes portes de visibilité — jamais de contournement
- Le dépôt depuis une fiche — pré-remplit la cible : client, affaire, AR ou devis
Questions fréquentes
Où sont rangés les documents ?
Chaque pièce est rattachée à une cible — client, affaire, AR, devis, relevé ou bien du parc — et se retrouve en une recherche. La visibilité suit celle de la cible.
Peut-on modifier un document après validation ?
Les pièces du circuit (bon de commande d'un AR, PDF d'un devis, relevé signé) sont verrouillées. Les dépôts libres restent modifiables par leur auteur.
Que deviennent les documents supprimés ?
Ils partent en corbeille et se restaurent exactement à leur place. Passé 30 jours, ils sont purgés — un fichier encore utilisé ailleurs est conservé.