Questions fréquentes
Tout ce qu'on nous demande sur les AR, les relevés, l'import et la sécurité.
Qu'est-ce qu'un accusé de réception de commande (AR) ?
C'est le document par lequel une entreprise atteste avoir reçu la commande d'un client et l'accepter aux conditions indiquées : désignation des travaux, quantités, prix, délais, conditions de règlement. En cas de litige, c'est lui qui fait foi. Acordo le fait saisir étape par étape — cinq étapes, six pour un marché public —, le numérote et le gèle à la validation.
Acordo remplace-t-il notre ERP ?
Non, et il n'y est pas relié. Acordo se place en amont et autour de l'ERP : il suit les commandes, leur circuit de validation et l'avancement des travaux. Une fois l'AR validé, l'assistante saisit la commande dans votre ERP, puis le confirme dans Acordo en y reportant, s'il manque, le n° d'affaire donné par l'ERP. L'ERP reste votre outil comptable.
Comment se passe le démarrage ?
Nous créons votre société et le compte de votre administrateur ; il crée ensuite les comptes de ses collègues et règle les droits de chaque rôle. Pour reprendre l'historique, nous pouvons importer le récapitulatif annuel des devis d'une agence — les fiches client et affaire nécessaires sont créées au passage. Les AR existants, eux, ne s'importent pas.
Nos données sont-elles isolées des autres sociétés ?
Oui. Chaque société vit dans son propre espace, à l'intérieur même de la base de données. Le cloisonnement n'est pas un simple filtre d'affichage : même une erreur de manipulation ne peut pas faire remonter les données d'une autre société.
Qui peut valider une commande dans Acordo ?
Par défaut, la direction et l'administrateur : les droits se règlent rôle par rôle. C'est la validation qui gèle l'AR, lui attribue son numéro et passe les devis en « gagné ». Le chargé d'affaires, lui, vise : une relecture de métier qui ne crée aucun engagement.
Peut-on modifier un AR après validation ?
Non, l'AR est figé à la validation — et de nouveau au traitement si le numéro n'arrive qu'alors. Un AR validé ne s'annule pas : il se révise. La révision garde le numéro, suffixé -v2, -v3, et l'historique complet de ce qui a été validé.
Comment se passe l'import de nos devis ?
Acordo ne chiffre pas : il importe ce que produit votre logiciel de chiffrage — les exports « DEVIS BRUT » (les lignes) et « FP RECAP » (n° de devis, client, affaire, prix de vente), ou la « FEUILLE DE SITUATION DE TRAVAUX ». L'import est précédé d'un aperçu, avec un contrôle des montants au centime, pour ne jamais écrire un devis incohérent.
Qu'est-ce qu'un relevé de situation ?
C'est le document soumis au client pour accord avant facturation : il couvre une période (mois, trimestre…) et détaille l'avancement des travaux. Acordo le prépare, le numérote et fige son PDF à l'envoi — votre équipe le transmet au client —, puis suit son acceptation jusqu'à la facture.
Pouvons-nous exporter nos données ?
Oui. Chaque utilisateur peut exporter en CSV les AR qu'il voit, et l'administrateur peut télécharger une archive complète : AR, devis et leurs lignes, clients, contacts, affaires, situations, relevés, journal et pièces jointes. Vos données vous appartiennent et restent exportables à tout moment.
Acordo fonctionne-t-il sur téléphone ?
Oui. Acordo s'installe sur l'écran d'accueil du téléphone, comme une application. Il demande une connexion : il n'y a pas de mode hors ligne.