Le relevé de situation est le document que l’entreprise envoie au client pour accord avant de facturer. Il décrit l’avancement des travaux sur une période donnée — le mois, le trimestre — et le montant correspondant. C’est lui qui transforme l’avancement physique en facturation.
Pourquoi il est indispensable
Sans relevé, la facture arrive comme une surprise. Avec un relevé, le client a vu l’avancement, l’a accepté, et la facture ne fait que traduire cet accord. C’est la meilleure protection contre les litiges de facturation — et la condition d’une trésorerie régulière sur un chantier long.
Ce qu’un relevé doit contenir
- La période couverte : du … au …, avec les situations de travaux qui y tombent.
- Le récapitulatif : marché total, réalisé cumulé, déjà facturé, à facturer sur la période.
- Le détail par commande : pour chaque AR de commande, l’avancement et le montant.
- Le « bon pour accord » : la signature du client, qui vaut acceptation.
Une mention utile en pied de document : « ni devis, ni bon de commande, ni facture, sans valeur contractuelle ». Elle évite qu’un client de bonne foi lise le relevé comme un engagement de prix.
L’exemple qui se passe mal
Une entreprise facture en fin de chantier, sans relevé intermédiaire. Le client conteste : « je ne pensais pas que ça représentait déjà 60 % ». Sans relevé signé, le débat porte sur l’avancement lui-même — trois mois après les travaux. Avec un relevé accepté chaque mois, le débat n’existe pas : l’accord est daté et signé.
Les bonnes pratiques
- Figer les montants à l’envoi : ce qu’on relit doit être exactement ce qui est parti.
- Numéroter chaque relevé : et s’il faut le corriger, le réémettre sous le même numéro, à l’indice suivant (« n° 3 ind. 01 ») — le client sait quel document il remplace.
- Suivre le cycle jusqu’à la facture : envoyé → accepté → facturé. Un relevé accepté qui n’est jamais facturé, c’est de l’argent qui dort.
- Archiver le relevé signé : c’est la preuve de l’accord, elle se joint au dossier.
Dans Acordo, le relevé est préparé depuis les situations de travaux. À l’envoi, il est numéroté, ses montants sont figés et son PDF est archivé tel quel — c’est votre équipe qui le transmet au client. Quand vous notez l’accord du client, avec l’exemplaire signé, le relevé arrive dans le « à traiter » de l’assistante, avec un email. Et le cycle du mois montre à la direction qui n’a pas encore envoyé ses relevés.