La numérotation des commandes semble un détail administratif. C’est en réalité l’un des premiers points qui craquent quand l’activité grossit : deux commandes portent le même numéro, un numéro manque, et personne ne sait plus de quel dossier on parle.
Le piège de la numérotation manuelle
Tant qu’une seule personne tient les numéros, tout va bien. Dès que deux chargés d’affaires créent des AR en parallèle, les doublons apparaissent. Le « MAX + 1 » fait à la main a deux défauts :
- Deux personnes peuvent lire le même dernier numéro et attribuer le même suivant.
- Un numéro supprimé laisse un trou — et le trou fait douter : « c’est normal ou il manque un dossier ? »
La méthode par affaire
Dans le BTP, une commande se rattache à un chantier, et un chantier regroupe plusieurs commandes. La numérotation la plus lisible suit cette hiérarchie :
- L’affaire porte un numéro de chantier (par exemple
24017). - Chaque AR de commande de cette affaire porte un suffixe séquentiel :
24017-00,24017-01,24017-02.
Ainsi, le numéro d’un AR dit immédiatement à quel chantier il appartient et son ordre dans le chantier. C’est le format qu’Acordo applique : le rang est attribué automatiquement au moment de la validation — ou, si l’affaire n’a pas encore son numéro de chantier, au traitement, quand l’assistante saisit le n° d’affaire donné par l’ERP. Jamais un compteur calculé à la main.
Pourquoi attribuer le numéro à la validation, pas à la création
Un brouillon n’a pas encore de numéro : il peut être abandonné, modifié, refait. Lui donner un numéro trop tôt, c’est soit gaspiller des numéros (des trous), soit devoir les reprendre.
Le numéro naît au moment où l’AR devient une commande acceptée — c’est-à-dire à la validation par la direction. À partir de là, il est figé et ne bouge plus.
Les trois règles qui évitent les doublons
- Une seule séquence par affaire, pas une numérotation globale.
- Attribution automatique à la validation, jamais de calcul à la main.
- Le numéro ne se réattribue jamais — le client a déjà reçu un document qui le porte.
C’est exactement ce qu’Acordo automatise : la séquence vit dans l’affaire, le rang s’attribue à la
validation, et le format reste lisible pour toute l’équipe. Un AR validé ne s’annule pas : il se
révise, et la révision garde son numéro, suffixé -v2, -v3.